Trainings.uaАмплуа

Корпоративный портал, живущий часто посредствам интранет, перестал быть новинкой или диковиной для многих компаний. Чаще всего к созданию портала, доступного только лишь сотрудникам компании, прибегают банки, страховые компании, крупные холдинги и корпорации, промышленные предприятия, торговые компании с разветвленной территориальной или организационной структурой. Потенциал корпоративного портала велик. В умелых руках он может превратиться в прекрасные инструменты менеджмента. Только представьте возможность делегирования, администрирования и сбора отчетности онлайн, практически без вашего участия. Хотя на практике случается, что в желании охватить все преимущества и возможности разрабатывается громоздкая, пугающая пользователя, махина, которая превращает ваши инвестиции в затраты. В этой статье мы рассмотрим, какие возможности предлагает корпоративный портал менеджеру по персоналу и кадровику, а также как использовать их себе во благо, а не во вред.

Уверенность в том, что вашей компании действительно нужен корпоративный портал, - первый шаг на пути к грамотному использованию возможностей этого инструмента. Итак, когда же появляется необходимость в таком портале? Первым признаком в том, что вам пригодится этот онлайн-инструмент, является высокая текучесть кадров или постоянный набор новый сотрудников (есть смысл отметить, что со штатом менее 50 человек задумываться о корпоративном портале в принципе не рентабельно). Необходимость создания портала еще может быть обусловлена тем, что в компании есть большой массив информации, который, во-первых, необходимо как-то упорядочить, во-вторых, к нему постоянно требуется частый доступ. Еще одной неоспоримой причиной задуматься о портале является ситуация, когда офисы и представительства вашей компании разбросаны по всей стране, а то и миру, и присутствует необходимость как-то унифицировать обучение, общение и, к примеру, администрирование.

Итак, какие же возможности открывает корпоративный портал перед специалистом по работе с персоналом, кадровиком, да и вообще менеджментом? Во-первых, грамотно организованный портал становится центром всевозможных коммуникаций. Он позволяет обсуждать всевозможные детали текущих условий труда, клиентов и проектов, находящихся в работе, учебных программ, собирать обратную связь по нововведениям и изменениям. Регулярно обновляемый корпоративный портал держит сотрудников в курсе новостей и изменений, происходящих в компании, предоставляет им шанс вовремя отреагировать на готовящиеся проекты и проявить инициативу. Информационные потоки на корпоративном портале двигаются не только от руководства в качестве постановлений или новостей, - здесь также собирается обратная связь, - как в неформальном виде во время обсуждений на форумах, так и формально в специальном разделе или созданной для этого форме на сайте. Корпоративный портал добавляет возможность сделать обратную связь анонимной, и это облегчает некоторые моменты, связанные с критикой политики компании, которая необходима, чтобы над ней работать, но так тяжело высказывается сотрудниками вживую (как правило, только на выходном интервью при уходе из компании). Пользуясь возможностью коммуникаций, следует проявлять все же умеренность и осторожность. Некоторая чересчур откровенная обратная связь может разрознить и рассорить коллектив, а слишком эмоциональные, немодерируемые обсуждения на форуме могут вызвать личностные конфликты между сотрудниками.

Вторая необъятная возможность, которую предоставляет корпоративный портал, - это сбор и обмен информацией, создание базы данных, архива документов или корпоративной библиотеки. Эта возможность особенно актуальна для специалистов, ответственных за кадровое делопроизводство, и для менеджеров по работе с персоналом. Первые, при наличии на корпоративном портале библиотеки для документов, никогда не потеряют нужный шаблон и не будут часами искать его на компьютере своего предшественника. Все формы и образцы могут быть автоматически рассортированы по номерам, датам, алфавиту или любому другому необходимому качеству. Некоторые создатели корпоративных порталов предлагают не только хранить шаблонные документы на портале, но и сохранять заполненную документацию о персонале в персональных профайлах сотрудников. Так через веб-формы можно принимать от сотрудников заявки на отпуск, перевод в другой отдел и так далее. Конечно, электронное делопроизводство может иметь свои минусы. Во-первых, с точки зрения безопасности. Хотя существуют и электронные системы защиты документов, другой вопрос, по цене ли они придутся во время бюджетирования. Во-вторых, даже с надежными электронными базами данных иногда случают форсмажорные обстоятельства, и поэтому не все могут доверить документацию электронной сети. Впрочем, создание архива пустых стандартных документов – вполне удобная идея, экономящая время.

Идею библиотеки могут использовать и другие отделы, не только отдел работы с персоналом. Массивы инструкций, расчетные таблицы и многие другие знания, доступ к которым нужен из разных точек страны, можно удобно организовать на портале. С возможностью хранить информацию и управлять знаниями пересекается возможность обучать сотрудников через корпоративный портал. Область T&D (Trainings & development – обучение и развитие) уже далеко продвинулась в плане электронного обучения, часто осуществляемого теперь дистанционно и интерактивно. Корпоративный портал предоставляет неограниченные возможности планировать учебу, проходить курсы онлайн, тестировать сотрудников, оценивать полученные знания и прогнозировать новые планы обучения. При использовании корпоративных порталов для обучения осуществляется значительная экономия на логистике организации обучения, переездах, оплатах командировок при необходимости обучить сотрудников из разных отделений и филиалов. Так же один успешный курс обучения продажам или маркетингу может служить долго для большого количества сотрудников, а работу тренера необходимо будет оплачивать регулярно, в том время, как сотрудники будут сменяться, а программа оставаться бессменной. Конечно, и у возможности обучения есть свои «но». Во-первых, к созданию программ обучения следует обязательно привлекать внутренних предметных экспертов, иначе простой видео-курс с говорящей головой не прибавит вашим сотрудникам новых знаний. И уж тем более не выработает новых навыков. Во-вторых, некоторые навыки необходимо отрабатывать только на практике, потому следует разумно оценивать возможности корпоративного портала и с реализмом относится к тому, какие группы сотрудников могут освоить учебную программу на корпоративных порталах, да и сам подобный формат обучения.

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Кадровик Украины" за июнь 2010 года.