Дмитрий Иванов, бизнес-тренер, руководитель проекта "Colloquium.ru"
Что такое аналитические навыки? Можно ли их развивать? Как применяются аналитические способности в решении практических задач? Как повысить эффективность работы, требующей аналитического подхода? Эти вопросы мы с вами рассмотрим в данной статье, основная цель которой — наметить конкретные шаги и определить инструменты, которые помогут вам быстрее и качественнее выполнять свою работу, применяя и развивая свои аналитические способности.
Давайте начнем с определения понятий.
Анализ (аналитический подход) это:
— разделение предмета, явления, проблемы на составные части
— выделение и изучение существенных частей, которые оказывают наиболее заметное влияние на рассматриваемые предмет/явление/проблему
— игнорирование несущественных деталей
— определение взаимосвязей между выделенными значимыми компонентами
Аналитические навыки — способность применять аналитический подход для решения конкретных задач.
Необходимость применения аналитических навыков в таких видах деятельности, как наука, образование, разработка продуктов и технологий, стратегическое планирование, наверное, ни у кого сомнений не вызывает. А нужны ли это навыки, например, специалисту отдела маркетинга или менеджеру по обслуживанию клиентов?
Давайте рассмотрим такой пример.
Ситуация первая.
В отдел обслуживания клиентов поступает жалоба от клиента «А»:
«Мы заказывали 20 упаковок продукта „Х“, а нам привезли только 15».
Менеджер отдела проверяет информацию по заказу и по отгрузке, выясняет наличие продукта на складе. Да, все верно — заказ на 20 упаковок, привезли 15, продукт на складе есть. Менеджер извиняется перед клиентом, согласовывает условия дополнительной поставки... Проблема решена.
Ситуация вторая
В отдел обслуживания клиентов поступает жалоба от клиента «B»:
«Мы заказывали продукт „X“, а нам привезли продукт „Y“».
Менеджер отдела проверяет информацию по заказу и по отгрузке. Да, все точно — заказан продукт «Х», привезли «Y». Менеджер извиняется перед клиентом, согласовывает условия дополнительной поставки... Проблема решена.
В обоих случаях проблема решена быстро, клиент «более или менее» доволен.
И никакие аналитические навыки не потребовались. Правильно? Правильно, но не совсем.
Показанное «оперативное» решение проблемы, может быть эффективным в краткосрочной перспективе. Но такой подход, не учитывающий причины возникновения проблемы, в долгосрочной перспективе оказывается совершенно несостоятельным. С такой моделью работы наш менеджер будет обречен на постоянное устранение ошибок отдела поставок. В то время как применение аналитического подхода поможет ему понять и устранить причины появления этих ошибок. Что приведет к снижению количества рекламаций и повышению качества обслуживания.
Таким образом, в любом виде деятельности применение аналитических навыков позволяет находить такие решения проблемы, которые устраняют саму причину ее возникновения.
Можно ли развивать аналитические навыки? Да, как и любые другие навыки.
Конечно, здесь нужно учитывать два фактора:
— текущий уровень развития навыка данного человека
— предельный уровень развития навыка (потенциал), задаваемый генетически
Чем больше разрыв между этими двумя уровнями, тем более результативными будут усилия по развитию навыка.
Мы с вами рассмотрим два основных подхода к развитию аналитических навыков и, соответственно, к повышению эффективности аналитической деятельности:
Упражнения
Инструменты
рис. 1. Два подхода к развитию аналитических навыков
Функцию упражнений могут выполнять любые профессиональные задачи, которые вы решаете с применением аналитического подхода. Это может быть составление бюджета, анализ продаж, планирование ассортимента,...
Конечно, для развития аналитических навыков можно использовать и формальные упражнения. Например, одно из упражнений, которые мы используем на тренинге — «Логическая цепочка»:
Упражнение «Логическая цепочка»
Задание: определите количество общеобразовательных школ в вашем городе.
Время на выполнение — 20 минут.
Вам нужно составить логическую цепочку, звеньями которой будет информация, хранящаяся в вашей памяти или производные от нее данные. Никакими дополнительными источниками (книги, справочники, журналы, Интернет, телевизор, звонок другу,...) пользоваться нельзя. Причем, лучше составить не одну цепочку, а несколько, и сравнить полученные оценки.
Возможный вариант цепочки:
— Численность населения города
— Какой процент составляют дети школьного возраста от общей численности населения
— Среднее количество учеников в классе
— Среднее количество классов в школе
— Количество школ в городе
И, конечно, классический вариант упражнений для развития аналитических навыков — бизнес-кейсы.
Как видно из рис. 1, грамотное применение инструментов позволяет кардинально усилить природные способности и добиться выдающихся результатов.
Обзор инструментов мы с вами начнем с Алгоритма анализа ситуации.
Алгоритм анализа проблемной ситуации:
- Цель, критерии выполнения
- Информация
- Модель ситуации: ключевые факторы, взаимосвязи
- Варианты решений — Рабочая гипотеза
- Проверка гипотезы — Информация
- Принятие решения
Давайте подробнее обсудим элементы алгоритма.
1 Цель, критерии выполнения
Прежде чем начинать исследование ситуации, необходимо определить, какова цель данного исследования, какой результат вы хотите получить. На этом этапе важно не только сформулировать цель, но и понять, каковы критерии ее выполнения, определить, с помощью каких индикаторов вы сможете узнать, насколько успешно выполняется поставленная задача.
Например:
Компания «Х» занимается производством и продажей продукции «Y».
Компания находится на грани банкротства — количество клиентов сократилось, объем продаж снизился, средств на счетах не хватает на текущие расходы.
Цель анализа: понять причины сложившейся ситуации, определить действия, необходимые для вывода компании из кризиса.
Критерии достижения цели: намеченные шаги должны обеспечивать определенные плановые показатели по таким параметрам, как:
— оборот
— прибыль
— движение денежных средств (cash flow)
2 Информация
На данном этапе вы выполняете первую операцию, указанную в определении аналитического подхода — «разделение предмета, явления, проблемы на составные части».
Для компании «Х» из нашего примера можно выделить такие составляющие:
— рынок
— продукт
— продажи
— клиенты
— управление финансами
Теперь следует перейти к сбору информации, описывающей проблемную ситуацию, структурируя ее по выделенным направлениям.
Инструмент, который будет очень полезным на данном этапе — принцип MECE.
Принцип MECE — Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive
(Взаимно Исключающие, Совместно Исчерпывающие — ВИСИ).
Данный принцип требует, чтобы составляющие, которые вы выделяете при анализе проблемы, удовлетворяли двум условиям:
— между частями не должно быть пересечений (они должны быть взаимно исключающими)
— если сложить все части вместе, проблема будет описана полностью (части являются совместно исчерпывающими)
3 Модель ситуации: ключевые факторы, взаимосвязи
Цель данного этапа — создать упрощенную модель проблемной ситуации и перейти от хаоса огромного количества фактов с неопределенными взаимосвязями к системе с небольшим количеством понятных закономерностей.
От вас требуется из всего многообразия собранных фактов выделить наиболее важные с точки зрения выполнения поставленных задач. Ключевые факторы — это факторы, которые оказывают наибольшее влияние на критерии достижения цели (в нашем примере это влияние на оборот, прибыль и движение денежных средств).
4 Варианты решений -> Рабочая гипотеза
После построения модели проблемной ситуации вы готовы к тому, чтобы начинать поиск вариантов решений, которые приведут к достижению поставленной цели.
Например (для компании «Х»):
Повышение оборота можно получить за счет расширения ассортимента, снижения цены, улучшения качества продукта, расширения дистрибьюции, усиления рекламной поддержки и т. д.
Каждый вариант решения должен учитывать все критерии достижения цели, то есть, в нашем случае, кроме увеличения оборота должны выполняться условия увеличения прибыли и оптимизации движения денежных средств.
Из нескольких вариантов решения в качестве рабочей гипотезы следует выбрать один, наилучшим образом удовлетворяющий всем заданным критериям.
5 Проверка гипотезы -> Информация
На данном этапе вы предполагаете, что выбранная вами рабочая гипотеза — оптимальное решение для улучшения ситуации. Как это проверить? Нужно снова заняться сбором и обработкой информации, чтобы подтвердить или опровергнуть те предположения, на которых строится выбранное вами решение.
6 Принятие решения
Если данные, которые вы получили на предыдущем шаге, соответствуют вашим ожиданиям, рабочая гипотеза становится результатом вашего анализа — вы определили набор действий, которые должны привести к достижению цели. Окончательной проверкой ваших рекомендаций будет применение их на практике и контроль ключевых параметров (оборот, прибыль, движение денежных средств).
Если полученные данные не соответствуют вашим ожиданиям, следует вернуться на шаг 4 (Варианты решений -> Рабочая гипотеза), снова рассмотреть возможные варианты, сформулировать следующую рабочую гипотезу и двигаться далее по алгоритму.
SWOT-анализ
— еще один инструмент, повышающий эффективность аналитической работы.
Техника SWOT-анализа был предложена профессором Кеннетом Эндрюсом в 1963 году.
Аббревиатура расшифровывается следующим образом:
· Strengths (Силы)
· Weaknesses (Слабости)
· Opportunities (Возможности)
· Threats (Угрозы)
В качестве предмета SWOT-анализа может выступать компания, рабочая группа, предлагаемое решение и т. д.
рис. 2. Факторы SWOT-анализа
Факторы SWOT-анализа
Силы и Слабости — это внутренние характеристики организации, на которые она может повлиять.
К внутренним факторам относятся:
— Персонал
— Ресурсы
— Операции
— Маркетинг
— Менеджмент
Возможности и Угрозы связаны с характеристиками внешней среды, на них организация непосредственно повлиять не может.
К внешним факторам относятся:
— Социальные
— Технологические
— Экономические
— Политические
SWOT-анализ предлагает вам готовую структуру для исследования.
Фактически, здесь уже выполнены две основные операции, указанные в определении аналитического подхода:
— разделение предмета, явления, проблемы на составные части
— выделение существенных частей, которые оказывают наиболее заметное влияние на рассматриваемые предмет/явление/проблему
От вас требуется только наполнить предложенную структуру конкретными данными и проанализировать полученную модель.
Логическое дерево
— удобный инструмент визуализации всего процесса анализа и особенно этапа выделения ключевых факторов и взаимосвязей.
Пример Логического дерева представлен на рис. 3.
Вы начинаете его строить сверху вниз, помещая в самый верхний прямоугольник цель анализа. Соответственно, каждый следующий уровень дерева — это направления/действия, которые вносят свой вклад в достижение поставленной цели.
рис. 3. Логическое дерево
Количество уровней по каждой ветви дерева определяется необходимой вам степенью детализации. Построив логическое дерево, вы получите не только наглядную модель для анализа, но и готовую схему для презентации его результатов.
В данной статье мы с вами кратко рассмотрели два подхода к развитию аналитических навыков и к повышению эффективности аналитической деятельности.
Конечно, инструменты, о которых мы поговорили — это лишь малая часть того, что успешно применяется в процессе анализа.
Более подробно ознакомиться с данной темой вы можете на сайте www.colloquium.ru
[1] Итан Расиел, «Метод McKinsey». Москва, Альпина Бизнес Букс, 2005 г. [2] ru.wikipedia.org
Исочник: Trainings.ru
Написать комментарий