Trainings.uaАмплуа

 Есть ли жизнь в офисе без электронной почты?

Trainings.ru Редакция

Британские сотрудники так зависимы от электронной почты, что, по данным исследования компании Securenvoy, почти половина из них собирается проверять свою почту регулярно во время рождественских и новогодних праздников.

31% респондентов сообщили, что будут проверять почту в праздничные дни время от времени. 15% собираются делать это так часто, как только возможно. Каждый пятый заявил, что если бы у него не было возможности проверять почтовый ящик во время праздников, он бы чувствовал себя неконкурентоспособным и беспомощным. И только 34% сотрудников, принявших участие в исследовании, твердо заявили, что не намерены проверять почту во время праздников.

Результаты других исследований (о них вы можете узнать из статьи «Стресс на рабочем месте»), также демонстрируют непростые отношения сотрудников с электронной почтой. Более того, они указывают на то, что ее использование может стать причиной стресса. Видимо, этот факт в числе прочих повлиял на необычное решение крупнейшей IT-компании Европы «Атос».

«Атос» намерен отказаться от внутрикорпоративной электронной почты до 2013 года. По мнению ее генерального директора, бывшего министра финансов Франции Тьерри Бретона (Thierry Breton), использование е-мейлов отнимает слишком много рабочего времени у сотрудников и снижает производительность труда. Тьерри Бретон абсолютно убежден, что электронная почта — устаревшее средство связи. По его мнению, лишь 10% получаемых писем содержат в себе полезную информацию, при этом каждый человек на чтение и сортировку почты тратит от 5 до 20 часов в неделю. Поэтому в срок до 2013 года компания полностью откажется от электронной почты в качестве канала общения сотрудников между собой и заменит ее на внутреннюю социальную сеть.

«Надо брать пример с молодого поколения, — пояснил Бретон. - Только 11 процентов молодых людей в возрасте от 11 до 19 лет посылают электронные письма. Вместо того, чтобы отправить коллеге документ в виде нескольких страниц текста, можно просто разместить его на своей страничке в Facebook, где сотрудники все вместе его обсудят». Также «Атос» поощряет использование системы мгновенных сообщений с общей базой хранения информации наподобие Microsoft Office Communicator. Руководители корпорации убеждены, что именно в быстром диалоге рождаются самые лучшие идеи у сотрудников, и их нельзя потерять. «Наконец, не надо ждать, пока человек увидит твое письмо, — говорит Бретон. — Находясь он-лайн, он сразу ответит на сообщение».

Еще в начале нынешнего года «Атос» заключил контракт с американской компанией «Оракл», занимающейся разработкой компьютерного софта, на создание корпоративной системы обмена мгновенными сообщениями и социальных сетей. После апробации новой программы внутри собственной компании, «Атос» намерен представить новинку на рынок компьютерных программ.

Пресс-секретарь компании Каролин Крук (Caroline Crouch) сообщила, что отклик сотрудников на нововведение «в целом был позитивный и демонстрировал большой интерес к использованию новых инструментов». Она добавила, что за 6 месяцев с момента запуска проекта объем внутрикорпоративной электронной почты уже сократился на 20%.

О том, что программа, которую «Атос» планирует представить в скором будущем на рынке, может быть воспринята позитивно, свидетельствует реакция читателей одного из HR-сайтов, узнавших о новой политике IT-компании:

«Отличная идея! Мне она очень нравится. Слышала, что в Америке целый штат отказался от использования электронной почты..»

«Определенно замечательная идея. Однако, важно убедиться, что отказ от электронной почты не повлияет на документооборот в HR-департаменте».

«Интересная концепция... Хотя надо помнить, что электронная почта укрепляет внутрикорпоративную коммуникацию, помогает прояснить различные вопросы и быть в курсе происходящего».

Если же руководство вашей компании не планирует таких радикальных изменений в отношении внутрикорпоративной электронной почты, как «Атос», то возможно, ему будут полезны советы автора книги «Нечеловеческие ресурсы» Майкла Стэнфорда ( Inhuman resources, Michael Stanford):

1. Побуждайте сотрудников ходить к коллегам по офису вместо отправки им электронных сообщений.

2. Убедите сотрудников не сообщать по электронной почте о своей негативной реакции на что-то, а обсуждать ее в непосредственном общении лицом к лицу.

3. Настоятельно посоветуйте сотрудникам использовать слова «спасибо» и «пожалуйста» в своих письмах. Наспех написанные, безличные е-мейлы в итоге могут привести к дополнительным временным затратам.

4. Устройте в офисе «День свободы от электронной почты/День без электронной почты».

5. Установите четкое ограничение по количеству адресов, которые могут быть указаны в строке «Копия». Старайтесь отправлять копию сообщения только тем, кому оно по-настоящему важно.

При подготовке статьи использованы материалы сайтов http://www.hcamag.com, http://www.radiovesti.ru/